חללים יצירתיים לעתים קרובות מעניינים הרבה יותר מבחינת עיצוב ותוכן מאשר אולמות כנסים קלאסיים ומוכרים. כתוצאה מכך, אירועים כאלה מושכים לעתים קרובות הרבה יותר אורחים. עם זאת, גם חללים יצירתיים דורשים מהמארגנים תושייה מסוימת כדי להפוך את האירוע עצמו למעניין יותר או אווירתי יותר. "אנטי-כנסים" ממשיכים לצבור פופולריות - מפגשים לא פורמליים שבהם המארגנים מנסים להימנע מהיבטים טיפוסיים של כנסים מסורתיים, כמו דמי רישום, מצגות וגישה "מלמעלה למטה". לעתים קרובות, אירועים כאלה מתקיימים במקומות לא שגרתיים - חללים יצירתיים, גלריות וחנויות בוטיק. בחללים יצירתיים ניתן לקיים אירועים שונים, הכל תלוי בחללים עצמם, בכיוון שלהם ובגודלם.
אז מה לבחור, בוטיק או אולם?
עלות
שימו לב לא רק למספרים הגולמיים. בהשוואת העלויות של מקומות שונים, בדקו מה כלול. שימו לב גם שכמעט בכל המקומות, ימי חג וסופי שבוע יקרים יותר. אולי במקרה שלכם אפשר לבחור יום חול ובכך לחסוך בלי לפגוע באיכות?
עיצוב פנים
הוא צריך להתאים לרעיון ולנושא של האירוע. כאן פועל כלל פשוט: ככל שהעיצוב והמקום עצמו פחות מתאימים לפורמט האירוע, כך תבזבזו יותר זמן וכסף על קישוט והרכבה/פירוק שלו.
תכנון
הדבר משפיע ישירות על כמה עשיר ובו זמנית קל ליישום יהיה תסריט האירוע. היכן נמצאים חדרי השירות? איפה הכניסות והיציאות? היכן להציב את הציוד ואיפה ממוקמים השקעים? האם יש מספיק מקום לפעילויות המתוכננות? איפה האורחים יתקשרו, ירקדו, יעשנו, יחליפו בגדים? חשבו היטב על תנועת התנועה וחשבו את כל היתרונות והחסרונות של אזורים ספציפיים לפני שתקבלו החלטה. בקשו תרשים של החדר כדי "להתאים" את המיקום לאירוע.
חניה
חלק מהאורחים מגיעים במונית, אבל בהחלט יהיו כאלה שיגיעו במכוניתם. החניה צריכה להיות במרחק סביר ממקום האירוע.
אוכל ומשקאות
אידיאלי אם למקום יש קייטרינג משלו/מטבח משלו. חשוב לברר באילו תנאים אפשר להזמין אוכל - חלק מהמקומות גובים תשלום נוסף עבור הבאת קייטרינג/שירותי בנקטים חיצוניים. דמי פקק הם נקודה נוספת שיש לברר בהתחלה. לעתים קרובות, האפשרות להביא אלכוהול משלכם למקום מפחיתה משמעותית את תקציב האירוע.
שירותים נוספים
בדקו אם הם קיימים ובאילו תנאים הם מוצעים. חלק מהלופטים מוכנים לארגן אירוע מא' עד ת', לפעמים זה יכול להיות הרבה יותר משתלם מאשר להביא ספקים חיצוניים בעצמכם.
ציוד
האם המקום מספק את כל מה שנדרש לקיום האירוע שלכם? הערכו אם יש מספיק רהיטים, האם יש ציוד תאורה, סאונד ווידאו. אם משהו חסר, הכינו הצעת מחיר ל"השלמת ציוד".
כך, לעתים קרובות סגירת אירוע בבוטיק יכולה לספק חוויה אסטתית שעלותה נמוכה בהרבה לעומת קיום אירוע באולם גדול. אם מתוכנן מספר קטן של אורחים, אל תשכרו חללים גדולים - זה לא יעשה רושם על המשתתפים. כאשר המקום מיועד ל-500 איש, אבל לא יותר ממאה אורחים יהיו נוכחים, הם ירגישו לא בנוח לשבת במרכז אולם ענק על חמש שורות של כיסאות. מבחוץ זה ייראה כאילו הגיעו אליכם פחות אנשים ממה שתכננתם. בגלריה 279 אנו בוחנים כל מקרה ומקרה בנפרד וסוגרים חללים אשר מתאמים היטב לסגנון וגודל האירוע. תתקשרו עוד היום וקבלו המלצה שתתאים דווקא לכם!
Comments